公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排【暗狗写作】

公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的编排。 
附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定的18个公文格式要素之一，名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏三兄弟”。这“哥仨”在公文格式要素“18条好汉”中排名比较靠后，再加上他们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。 
一、附件 
1.附件的作用和效力 
根据《条例》，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来了，这些内容直接写入正文不行吗？为什么要用附件来承载呢？ 
设想一下，对于一些不属于公文主要内容，而是对主要内容起解释、说明、补充、证实、参考作用，而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等，如果将其直接写入正文，就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。为了避免上述弊端，我们把它们从正文中抽离出来附在后面，成为附件。 
由此可见，附件的作用是：一方面能够补充、完善正文，另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分，所以其内容也应当与正文保持一致和衔接，并且与正文具有同等效力。 
2.附件使用中需要注意的两个误区 
1.将被批转、转发、印发的文件作为附件。批转、转发、印发类公文，其公文正文主要起通知发布、提示说明、明确要求等作用，而公文的主要内容体现在被批转、转发、印发的文件中。因此，这些被批转、转发、印发的文件不应当被视为附件。它们应当另面编排，首页不必标注“附件”二字，也不必在正文后加附件说明；其原有的发文机关标志、发文字号、签发人、抄送机关、版记等可不再标注。 
2.以附件形式报送主报告。一些单位为了省事，常把本机关领导的讲话、内部的工作总结和工作计划、下级的报告等文件，以《XXX关于报送〈XXX〉的报告》为题，直接“拿来”作为附件报送；而正文却仅寥寥数笔，表述为“现将《XXXXX》报上”，或者简单重复附件主要内容。然而，这些作为附件的原文件，在内容、详略、用语等方面往往达不到向上级报告的要求。例如，本机关领导的讲话稿可能部署了落实上级要求的有关措施，却体现不出落实中遇到的问题和具体的落实效果；本单位内部的工作总结往往内容繁多、面面俱到，却达不到向上级报告要简明扼要、重点突出的要求；下级的报告代表了下级机关对有关情况的反映和认识，却不能代表本机关的判断和态度，等等。因此，这些原文件可以作为附件，但不能作为向上级报告的主体内容，而应当将有关内容提炼、概括、补充、完善为报告正文。 
3.附件的编排规则及典型错情 
《党政机关公文格式》国家标准对附件的编排有以下规定：（1）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（2）“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。（3）附件标题居中编排在版心第三行。（4）附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（5）附件格式要求同正文。 
实际工作中，附件编排方面的典型错情有以下5种。 
1.附件未与正文一起装订。没有与正文装订在一起的附件，在印制、传递、保管等环节中，可能被不了解情况的同志视为独立文件而单独处理、打乱顺序甚至遗失。因此，附件要尽量与正文装订在一起。 
如果因为厚度、大小等原因，附件确实无法与正文装订在一起，则应当按照《党政机关公文格式》国家标准规定，在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，如“××呈﹝2021﹞32号附件1”。这样标注，可以使人较为容易地关注到附件与正文的一体关系，避免处理失误。此外，在这种情况下，如果公文主件标注了份号，也应同时在附件左上角第二行顶格编排与主件相一致的份号。 
2.附件未编排在版记之前。版记是公文结束的标志，如果把附件编排在版记之后，就在逻辑上把附件与公文割裂开了。因此，一定要把附件编排在版记之前。如果附件本身即是有版记的正式公文，则应当把附件的版记编排在整个公文的版记之前。 
3.附件页码未连续编排。一件公文的页码应当是连续和统一的。如果附件单独编排页码，就会造成同一件公文有两个或多个同样的页码，不便于翻阅和查找。因此，附件的页码应当接着正文连续编排，而不能单独起排。 
4.附件顺序号、标题与附件说明的表述不一致。包括顺序不一致，即附件实际的编排顺序与附件说明标注的顺序号不一致；表述不一致，即附件标题与附件说明的表述不一致，如附件标题为“XXX同志在XXX会议上的讲话”，而附件说明却仅表述为“XXX同志讲话”，等等，这些都是不规范的。 
5.“附件”二字中间空格不当。如果公文有多个附件，则附件版心左上角标注的“附件”二字中间不空格，后加附件顺序号即可，如“附件1”；如果只有一个附件，则“附件”二字之间应空一字，以使编排更加美观。 
此外，附件如需单独标注密级和保密期限，则应当在左上角第二行顶格编排；如果附件不与正文一起装订且有份号，则应当在左上角第三行，也就是份号之下一行顶格编排密级和保密期限。 
二、附件说明 
1.附件说明的作用 
一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，为了向受众提示这部分内容的存在，可以在正文相关内容处加括号注明“见附件”或“附后”，也可以紧接着正文标注附件说明，以防止附件被忽略。二是发挥附件目录作用。与在正文中加括号标注的做法不同，附件说明把所有“公文附件的顺序号和名称”标注在一起，使读者能够方便地看到公文有几个附件，以及每个附件的名称、顺序，以便于查阅，防止附件散乱、丢失。 
2.附件说明的编排规则及典型错情 
《党政机关公文格式》国家标准规定：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。（2）如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。（3）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如下图。 

实际工作中，附件说明编排方面的典型错情有以下5种。 
1.不编排附件说明。为了充分发挥附件说明的上述作用，只要公文有附件，就不能省略附件说明，也不能简单写“附件×份”。 
2.附件说明编排位置错误。 
（1）《党政机关公文格式》国家标准规定附件说明编排在正文之下，能够使阅读者读完正文后紧接着就能看到附件的整体情况。 
（2）在正文下空一行左空二字编排，能够使附件说明醒目突出、美观得体。 
（3）编排在发文机关署名、印章和成文日期之上，能够更好地体现附件与正文的一体关系。实际工作中，有的在正文下一行直接编排附件说明，而没有空一行；也有的未左空二字而顶格编排附件说明；还有的编排在发文机关署名、印章和成文日期之下，这些都是错误的。 
3.附件顺序号标注不规范。附件顺序号应当使用阿拉伯数字标注。实际工作中，有的用汉字“一、二、三……”，或者用加括号的阿拉伯数字“（1）（2）（3）……”等标注，都是不规范的。此外，附件顺序号后面应当标注小圆点，而不能使用冒号、顿号、逗号等。 
4.附件名称后加标点符号。一些公文在附件名称后标注逗号、分号、句号等标点符号，或者把附件用书名号括起来，这些都是不规范的。 
5.附件名称回行对齐不规范。一些公文附件名称字数较多，回行后的首字没有与上一行附件名称的首字对齐（齐肩），而是顶格或者左空二字编排，是不规范的。 
三、附注
1.附注的作用 
根据《条例》，附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”，常用于以下4种情况。 
1.说明公文的印发传达范围、方式和时限。公文的印发传达范围用于说明公文供什么范围的人员阅读或者向什么范围的人员传达，如“此件发至县团级”。印发传达范围是发文机关根据工作需要和安全保密要求确定的，受文机关不得擅自扩大或者缩小印发传达范围，确需改变的，需征得发文机关同意。此外，下行文的附注还可以用来说明印发传达的具体方式、时限等要求，如“×月×日前口头传达至乡科级以上干部”。 
2.标注公文的联系人和联系方式。如果一份公文没有标注联系人和联系方式，而受文机关又需要了解相关情况，往往就得花费很长时间、打多个电话才能问到发文机关真正掌握情况人员的联系方式，这是公文处理工作的常见“痛点”。而通过附注标注清楚联系人和联系方式，能够大大降低沟通成本，提高公文处理工作效率。特别是对于请示件，更应当标明联系人和联系方式。 
3.提示保密要求。这种附注主要用于避免公文的阅读者因不了解相关保密管理规定，无意中泄露文件信息的情况，发挥着重要的保密提示作用。如“此件属工作秘密，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布”。 
4.标注材料来源。这种附注多用于简报资料，如“根据XXX提供材料整理”“摘自X年X月X日《XXX报》”，等等。 
需要注意的是，附注是对公文整体的说明，而不是对公文具体内容的解释和注释。对公文具体内容的解释和注释，可以通过在正文中加括注说明，或者加注释的方式实现。 
2.附注的编排规则及典型错情 
《党政机关公文格式》国家标准规定：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如下图。 

实际工作中，附注编排方面的典型错情有以下两种。 
1.附注编排位置错误。 
附注的编排位置需注意两点： 
（1）附注编排在成文日期之下，而不像附件说明一样位于发文机关署名、印章和成文日期之上。 
（2）附注需居左空二字编排。实际工作中发现，有的公文把附注编排在发文机关署名、印章和成文日期之上；有的在版记之上一行编排；还有的未左空二字而顶格编排或者右空二字编排，这些做法都是不规范的。 
2.附注的编排方法错误。 
附注编排的方法需注意两点： 
（1）附注的编排需要加圆括号。 
（2）如果附注较长需回行时，回行后的首字应当顶格编排。