关于公文防错漏问题的反思【暗狗写作】

关于公文防错漏问题的反思

前几天，我们单位发生了一起公文出错漏的“事故”：
直属单位起草的一份报告，按程序一路走到领导那儿，领导批示让我审核后上报。我在纸质文本上作了些修改，并注明“请清稿并认真校对”。主办处室及时在电脑上清了稿，也认真做了校对，然后将电子文档拷进U盘，拿到我们单位办公室编好文号、套上红头打印出来，盖好章，及时报了上去。
令人意想不到的是，直属单位的电脑刚刚完成了国产化替代，新款电脑里的文档处理软件是WPS，而我们单位办公室的电脑是前几年购买的，处理文档用的是Word软件，打印过程中，也许是因为两套软件的兼容性有问题，文档中整整一行字被“吞”掉了。
负责办件的同志考虑到这篇稿子之前已经走完了发文程序，而且在电脑上认真校对过了，对最终的打印稿（这是专报件，连存档在内，打印5份即可）就没有再次校对。机要室的同志看到手续齐备，也就盖了章。结果，这份少了一行字的报告送上去，上级领导慧眼如炬，发现了错漏，在接不上茬的地方打了个大大的问号。
这份报告被签退回来以后，我们单位的主要领导高度重视，连夜召集有关同志召开反思会，要求对相关责任人进行批评，并查漏补缺、举一反三，确保类似问题不再发生。
凡事责于己。尽管这起事故我没有直接责任，但这个报告毕竟过了我的手，作为一名机关“老秘”，我心里还是颇为内疚，很不是滋味。除了提醒下级同事今后一定要注意此类问题，指导办公室完善文稿审校制度，我自己也对公文防错漏的问题作了认真反思。
一份公文，从起草到上报，中间要经过很多道工序。任何一个经办者麻痹大意，任何一个环节存在疏漏，都有可能导致“问题公文”悄悄溜过去，“带病”过关。那么，对公文错漏我们该如何严加防范呢？
多年前，我在高校办公室工作的时候，分管过单位的档案室。在现单位，我也当过信息管理处处长。无论是档案安全还是信息安全，都要求做到人防、物防、技防“三防合一”，把制度防范贯穿其中。我觉得，这套方法也完全适用于对公文错漏的防范。
人防，就是要做到一道工序一个关口。从公文的起草者到审核者、签发者、印制者、校对者、用印者，每个人都是质检员，人人都把自己这一关当作最后一关，知责于心、担责于身、履责于行，守土有责、守土负责、守土尽责。
物防，从公文防错漏的角度来说，最重要的是确保电脑设备不出问题。我在这里所说的“不出问题”，指的不是电脑软硬件上的故障，而是不因文档处理软件的版本不同、兼容性不够，导致排版错乱、文字重复或者被“吞”掉等问题。实际上，不止WPS和 Word软件之间有可能出现这类问题，不同版本的Word软件之间也有可能出现，我就遇到过这种情况——写好的稿子在自己的电脑上看没有问题，但换一台电脑来打印，结果某一页的最后一行在下一页的第一行重复出现。解决这类问题，最好的办法是确保一个单位的所有电脑里，安装的都是同一种、同版本的文档处理软件。现在，各地都在积极推进办公电脑国产化替代，这一点应当引起注意。
技防，主要是提高机关工作人员尤其是专职文秘人员的文稿写作、校对、勘误水平，也包括用好文档处理软件自带的检查功能。比如，在电脑上写完一篇稿子以后，对Word文档中自动显示出下划线的内容，要多看一眼，看一看是不是有错别字，或是误用标点符号的现象。
制度防范，就是要切实扎紧制度笼子。既要对公文处理的每一个环节、每一道工序、每一个岗位作出严密的制度规范，又要强化制度执行，把制度意识内化于心、外化于行，把制度威力转化为办文质效。
从人防、物防、技防到制度防范，排在第一位的是人防，最靠谱的也是人防，毕竟“物”和“技”要靠“人”来用；制度是人定的，也要靠人来执行。
人防，很重要的一条经验是公文的起草者除了自行校对，还要换人校对、交叉检查，因为人都会有一种敝帚自珍的下意识，加上经验主义作祟、思维惯性仍在起作用，自己写的东西往往会看得比较顺溜，不太容易看出小毛病。
人防的关键之关键，在于责任心。有强烈的责任心，才能让“从严”这根弦时刻绷紧，让“从严”这把尺一量到底，才能让岗位不虚设、程序不空转、职责不失守，才能确保“文经我手无差错，文过我眼请放心”。
从前面列举的事故中可以看出，公文防错漏还有一点非常重要——只要动过稿子，不管是手改还是在电脑上改，不管是换了一台电脑来处理还是换了一个人来接手，都要从头到尾、认认真真检查一遍，该签字的必须签字、以示负责。