写材料常忽视的10个细节，老机关也可能犯错！【暗狗写作】

写材料常忽视的10个细节，老机关也可能犯错！

作为一名体制内公务员，写材料是硬本领也是软实力，说是硬本领是因为材料写作能力可以成为体制内生存的看家本领，有人因此赢得领导肯定，有人因此得到升迁提拔，更多人能通过写得一手好材料而在单位立足。说写材料是软实力，是因为通过系统的公文写作训练，可以提升人的逻辑思维能力、结构思考能力和语言驾驭能力，这些能力的培塑，对于职业生涯的长期发展是至关重要的，并且是体制内外通用的重要能力。
笔者目前所在的省直属机关单位，每天都要收发大量的材料，回顾从县级科员成长为省府处长的漫长岁月，公文写作始终伴行。长期的写作训练，让笔者对材料写作有了一定感悟和心得，慢慢体会到立足于框架而不拘泥于框架的游刃有余。笔者特借助“笔杆子家园”平台，基于国家2012年颁布的《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）标准，将数年积累的普遍性细节问题，做一次分享，希望对各位笔友有些许帮助。
写了十年材料你也可能会忽视的十个细节：
一、格式细节篇
（1）打印用纸标准格式：2012年以前，行政机关公文打印和党组机关公文打印用纸是有区别的，但在2012年新的公文格式颁布之后，不管是党务系统的公文还是行政系统的公文，一律采用A4纸，上白边37mm±1mm，装订处左白边28mm±1mm，正文内容为156×225mm。还应注意公文印刷的时候是双面印刷的，带红头的背面也要印刷。很多公文习惯性把红头页背面空白，实际是错误的，但背面不能只有“附件”和印章，要有正文内容，哪怕一个字也是必须的。打印页码时注意奇数页在右边，偶数页在左边。
（2）函纸头对标格式：很多单位为了提高行文效率，会制作一些固定的函纸头，但很多刚接触到公文的新笔杆们，往往分不清什么是上行文的、什么是下行文的、什么是平行文的函纸头，容易闹很多笑话。具体展开讲内容很多，一定要牢记对应规则。
（3）字体字号格式：一般而言，常用的字体格式为：标题为小标宋体字，二号加粗；正文为三号仿宋体。特别要注意请示的关键细节：请示的特点是文号与签发人并列在红头下方一行，并且红头上方留有较大空白方便领导批示，要注意请示的文号是年份加文件编号，年份括号是六角括号〔〕，而不是[]。请示需要写签发人，请大家记住，签发人三个字要用仿宋，签发人的名字要用楷体，这个点甚至很多老笔杆都会忽略。
（4）密级和紧急格式：密级为非必要部分。密级分为绝密、机密、秘密三个等级。顶格标识在左上角第二行，密级程度和保密期限之间用“★”隔开，用3号黑体。紧急程度也为非必要部分。分为“特急”、“加急”，标识在左上角第三行，用3号黑体。
（5）字数行数格式：一般来说，每排22行，每行28字。但这并不是严格规定，在具体实际中要根据特殊情况时灵活掌握。
（6）日期和盖章格式：2012年新规定是日期统一用阿拉伯数字表示。发文单位直接盖章，不需要再打单位名称。单位章直接盖在日期上就可以了。版记并不是必须的，如果需要，记得宽度为156mm。
二、文体细节篇
（7）区分行政机关公文和党政机关公文：由于机构改革和精简行政程序的需要，很多单位党政机关挂两块牌子，一套班子，但作为机构的办事人员，特别是写稿的笔杆，一定要很清楚自己的写作任务是哪个范畴的，一般而言，党组机关公文，例如会议决议、会议决定、会议公报等重要文体，由于其较高的严肃性和极强的权威性，是轮不到普通公务员写的，所以大多数非党务核心部门的笔杆子，接触最多的往往是行政机关公文，这一点大家要有清晰的认识。
（8）区分清楚上行文、平行文、下行文：
公文按照行文方向可分为：上行文——指具有隶属关系的下级机关向上级机关的行文，如请示、报告、意见等。平行文——指不相隶属关系的机关之间的行文，不受机关级别的限制，如函。下行文——指具有隶属关系的上级机关向下级机关的行文，如通知，批复等。特别需要注意的是，日常工作中，常有需要回复其他单位的函的情况，这类回复的标准表达应该是“复函”而不是回复，公文的文体中可没有“回复”这类。
三、表达细节篇
（9）口语化表达的错误：公文的内容是要以文字形式来反映和传达组织机构正式信息，具有权威和严肃性，因此公文语言符合几个特点：规范、正式、精炼、准确。在一些公文中，常出现一些情感类表述和口语化表达，例如：我局目前处于一个调整改革期，各项工作就像一团没有捋顺的线团……(真实案例)；我们单位近一个月来大家都有干劲，大家披星戴月、任劳任怨，每个人都有幸福的倦容。这些略显得夸张的案例看似可笑，但如不注意，在写稿时会习惯性带入一些不规范表达。写公文不是写小说，不能随意地抒发表达个人感情。在公文写作中，要多用“记叙”和“议论”，少用“描述”。
（10）表述不准确的错误：公文是非常严肃的文体，下笔一定要精准，特别是涉及一些关键用词和数据上，千万不能含糊其辞让人摸不着头脑。不要在行文中出现“可能、大概、也许”这一类口语中的模糊词汇词汇。如确实有必要这么表达，可以考虑用更正式的书面语言，比如“或”来表达，这样稍显准确和正式。另外在措辞表述上，更应该注意，笔者认识的一个朋友，就在写材料时错讲“事件经过”写成“案件经过”，被上级严肃批评，上了错情通报的“头条”。标题也存在表述的错误，公文的标题是由发文机关+事由+文体三个部分组成，并且缺一不可。很多人会想当然把单位名称省略掉，认为红头上都有单位名称了，这是错误的。另外一种常见错误是文体含混不清，明明是下级请示上级是否可以开展某某工作，但偏偏写成函询。
以上提及的十个细节，是不是也有您没留意到的呢？这充分说明要写一手好的公文材料绝非一日之功。
简单来说，公文的本质只不过是工作中重要的行政运转的工具，但又不只是组织运行中普通的流程管道，因为公文是以书面的形式代表行政机关和组织机构去发声，具有严肃性和权威性。常有秘书朋友对笔者说：写材料是向上攀登的阶梯，让他能数次快人一步。笔者身边也不乏办公室的同事这样抱怨：文字工作是一条“不归路”，踏上了就得一条路走到黑，当写材料“非你不可”时便预示着你深陷泥潭，到最后也许只剩下一堆废纸和一身劳疾。想必各位笔友身边也有这样的两种声音，而在我们内心深处都向往着成为第一种人。那怎样才能将公文写作修炼地恰到好处，而又能把写材料这项核心技能利用地炉火纯青呢？我想有一个著名的“二八法则”可以让我们做到，具体来说就是，投入20%的精力练就好公文写作基本功，另外80%的精力放到业务工作、人情往来和生活建设中去，做好总体的统筹权衡。
那您可能要问，只为写材料投入20%的精力怎么做到100%的效果呢？答案很简单，另外80%繁琐庞杂的工作，交给“笔杆子家园”平台吧，在这里善假于人、善假于物，岂不是事半功倍的好事！