【写作技法】材料也是生产力——与企业管理人员谈公文写作

材料也是生产力——与企业管理人员谈公文写作

在体制内，我们通常所说的“材料”，也就是机关文稿，是广义的公文。写材料，是一项说起来相当重要，干起来相当辛苦，很多人避之唯恐不及却又很难躲得开的工作。


从1991年到现在，我写了整整30年材料，自我感觉已经炼成了一块挺不错的材料，用到哪儿，自己心里都有底，都不怎么发怵。借用从网上看到的一句话来说，你自己先得是块材料，才能写好材料。


把材料写好不容易，把怎样写材料讲好，让不写材料或不怎么写材料的人也听得懂、听得进，那就更不容易。我体会，要做到这一点，核心要领有两条：一是量体裁衣，二是深入浅出。这些年，尽管我讲了很多写作课，但就像我写的材料一样，基本上都是“定制版”，每一堂课都是新的，近些年尤其如此。


这一次，接到GT集团的授课邀请，我就琢磨：讲什么才好呢？怎样才能做到量体裁衣呢？我了解到，这次来听课的，都是集团的领导班子成员和中层正职，基本上都是不写材料的，而是“审材料”“念稿子”的。多年来，我一直在努力打造这样的写作课——写手听我的课，能够改变写作状态；领导听我的课，能够改变写作生态。为了帮助GT乃至更多的省管企业达到这个目的，我思来想去，琢磨出了今天这个主题。


对企业来说，材料是不是生产力？用政治经济学的生产力“三要素”理论来衡量，它当然是！而且既是物质生产力又是精神生产力，既是个人生产力，又是企业生产力、社会生产力。


远的不说，就先说3个前不久发生在我身上、我身边的故事：


这些年，我讲了不少写作课，受众主要是机关干部，也有不少企事业单位的工作人员乃至领导人员。就企业来说，我给国有企业讲过，也到民营企业讲过。去年，地处外省的某央企（在世界500强中排100名左右）慕名找到我，邀请我到该企业总部去讲课，不仅包吃包住包机票，开的课酬也挺可观——1万元一次（一个专题）！因为工作忙，我婉拒了这次授课邀请，但真切感受到了他们的“求课之切”。


我女儿在北方某高校读大学，学的是国际经济与贸易，今年大四。这个寒假，学校要求进行为期半个月左右的实习，她自己选择进GT，说GT是世界500强，实力强、牌子硬，不仅有助于学本事、长见识，关键是有这么一段履历，今后找工作的时候，“砝码”会重一些。上了三四天班以后，我问她干了些什么，适不适应？她说，主要的工作是查资料、做PPT，以便业务专员演示给客户看。我说，这方面老爸是专家，你要多看“三好公文课”！


前几天，我接到大学时代的班主任、某高校现职副校长的电话，说是今年向国家教育部申报博士学位授权单位，我省两所高校之间展开了竞争。一所排名靠后的学院，把我前些年帮母校弄的申博材料要过去，作为范本，结果把排名靠前的某大学给PK掉了。老师说，你写的材料确实好，“复制版”都够厉害！


材料到底是不是生产力？我想，道理不用多说，事实胜于雄辩。在学材料、写材料、审材料、改材料的长期实践中，我深刻认识到：


材料里面有理论，科学的理论为发展先进生产力指引方向；


材料里面有政策，政策红利可以直接转化为现实生产力；


材料里面有商机，商机就是发展壮大生产力的良机新机；


材料关于形象、关乎品牌，品牌就是附加值、生产力。


主题确定以后，接下来要明确提纲，往里面装内容。这堂课讲什么呢？我考虑，主要讲3个问题，概括起来就是：讲认识，让大家对材料更重视；讲职责，让大家把自己摆进去；讲方法，让大家懂得怎样把好材料质量关。


第一个问题：材料水平≈管理水平


我经常说，对干部来说，材料是“脸面”；对单位来说，材料是“门面”。脸面也好，门面也好，都只是表面，材料背后是干部的综合素质、单位的管理水平。


我的工作经历还算丰富，先后在5家不同的单位工作过，特别是到现在的单位工作以来，因为工作关系，联系和接触面比较广，市县、省直部门、省属企业、省管高校和科研院所都有所接触和了解。从总体上看，不同层级的单位（部门），材料水平与单位层级基本成正比，层级越高的单位，管理越规范越严格，材料水平和质量也越高；同一层级的单位，党政机关的材料水平最高；同一类型的单位，综合实力越强的，各方面人才越多，材料水平往往也越高。


那么，如何评价一个单位的材料水平？材料水平如何体现管理水平呢？根据我的经验，主要有这么一些“观测点”也是“评价点”：


一看材料报送是否及时。管理水平高的单位，往往工作效率也高，办文办事办会都会预好提前量，没有“拖延症”，不用“催材料”。


二看材料格式是否规范。管理水平高的单位，往往各方面管理包括公文办理、材料管理都比较规范，有一整套系统完备、科学规范、运行有效的制度体系和运行机制。这样的单位，无论报送什么材料，无论材料大小，都是端庄大方的“标准件”，让我们这些搞材料的人一看，就觉得熟悉、舒服、清爽，觉得很习惯，就像遇到了老朋友，没有疏离感、违和感，不会给人另类、看不惯的感觉——大家可以想象一下，在一群习惯于穿西服、着“整齐便装”的人中间，突然来了一个穿“露脐装”“洞洞装”的人，会是什么感觉？在我们眼里，不规范的材料就是“露脐装”“洞洞装”。


各单位专职负责审材料的人，多数是写材料出身的，或是负责写材料的。这类人多数有文字上的“洁癖”，有排版上的“强迫症”。格式不规范的材料到了他们手上，只要扫一眼，第一印象也就成型了，而且这种先入为主的“坏印象”很不容易改变。


三看材料质量是否过硬。怎样的材料才称得上“质量过硬”？《党政机关公文处理工作条例》第十九条明确规定：


公文起草应当做到：


（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。


（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。


（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。


（四）文种正确，格式规范。


（五）（六）（七）略。


我觉得，能达到这四点要求的公文，就可以说是“质量过硬”了。但前面说了，材料是广义公文的代名词，上面这四条，可以说是狭义公文或者法定公文的“硬标准”，并不完全适用于所有材料。我编过一个顺口溜，叫做《表达四要素》，适用范围更广一些——


思想观点最重要，


逻辑结构真奇妙。


信息材料不可少，


文法语法要用好。


我体会，无论口头表达还是书面表达，思想观点要准确、鲜明、有新意；逻辑结构要严密、清晰、立得稳；文稿内容要充实、丰富、有干货；语言表达要规范、生动、不啰嗦。


四看单位是否既出材料又出“写才”。有一句话说得好：人才不一定都会写材料，但会写材料的一定是人才。一个单位多出材料、出好材料的背后，必定是领导重视、团队给力，事业兴旺、生态良好；一个单位多出材料、出好材料的结果，必定是工作出成果、出经验，单位出“风头”、出人才。


第二个问题：材料生产，领导很重要


我认为，生态和生产是密切相关的两个概念，它们的区别和联系，与领导和管理有相通之处。比如：


领导者的职责是建立愿景、创造未来，管理者的职责是执行计划、改善现状；领导者的眼里看见的是整片森林，管理者看见的是一棵棵具体的树木；领导者思考的核心问题是如何做正确的事、如何用人做事，管理者思考的核心问题是如何正确地做事、如何做事用人。


从写材料的角度看，领导者的职责是改善整个单位的写作生态（放大到全部工作，就是干事创业的生态），管理者的职责是改善分管部门和下级员工的写作状态（以利生产）；领导者看重的是材料的政治性、思想性，是“形而上”的高度、广度、深度，管理者看重的是材料的规范性、操作性，是“形而下”的体例、格式、措施。


无论对一家企业还是一个地方来说，写作生态对材料生产至关重要。有了好的写作生态，材料生产不仅有现实的质量保证，还可持续，能够形成“自循环”，让干部职工“不用扬鞭自奋蹄”。


机关文稿写作，向来被称为“机关第一技”“天下第一苦”。营造良好写作生态，非常重要的一点，就是把这个难度系数最高的“第一技”变得人人都肯学、人人都会用，把这个辛苦指数最高的“第一苦”变得人人愿意干、自觉干，甚至抢着干。


“生态好不好，关键在领导。”就写作生态的营造来说，从写手培养到团队组建，从生产组织到质量控制，从条件保障到机制构建，都与领导直接相关，都是领导职责所在。关于领导与写作生态或者叫“材料生态”的营造，我有以下几点认识和体会：


第一，领导的重视程度，决定材料生产的组织化程度。俗话说：“老大难，老大难，老大重视就不难。”这个“定律”之所以成立，就是因为“老大”在人员组织、资源调配、力量投入上有绝对的话语权。在“材料界”，我们经常讲，急稿小稿，独立负责，单兵作战；缓稿大稿，分工协作，集体攻关。像“十四五”规划、“两会”政府工作报告这样的大材料，理应由领导主持、指导，选精兵、调强将，出思想、拿主意，在大的方面把好关。


第二，领导的参与程度，决定材料产品的思想含金量和个性化程度。在机关文稿中，领导讲话稿是写作难度最大的。这类材料拿得下来，其他材料自然不在话下。我体会，领导讲话稿的写作，突出地表现为“三难”：领导意图“难摸透”，领导高度“难达到”，领导风格“难适应”。有效破解这“三难”，必须双管齐下：写稿的同志要努力去了解领导、学习领导、适应领导，领导本人也要对重要文稿的起草多过问，多投入一些精力。


把写作难题放大到所有材料，仍然可以说是“三难”：受命作文，领导意图难摸清；规矩严格，质量不高难过关；文约事丰，内存不足难支撑。如何破解？大家可以对症下药。


第三，领导的把关尺度，决定材料生产的精细化程度。“上面松一寸，下面松一尺。”领导要求高、把关严，下面就不敢松懈、马虎。写材料既是“技术活”也是“精细活”，细到一个字、一个数据、一个标点都不能出错。人们常说：“文经我手无差错，事交我办请放心。”中央某部一位老领导指出，这只是“合格标准”，我们的标准应当是“文经我手无差错，精准精到再出手。”


第三个问题：如何把好材料质量关


习近平总书记强调，“十四五”时期经济社会发展要以高质量发展为主题，各领域都要体现高质量发展的要求。材料工作当然也不例外，我们要以高质量的文稿服务助推高质量发展。


在座的同志多数是“审材料”的，不是“写材料”的。所谓的“审”，无论初审、复审还是终审，无论审核、审查还是审批，主要有3方面：一审程序，重在是否完备；二审形式，重在是否规范；三审内容，重在是否求实务实。形式和内容是材料的两大要素，也是材料把关的两大重点。


程序审核，主要是看发文程序是否走完了，是否一步不少、一步不错、一步不乱。涉及有关地区或者部门职权范围内的事项，要注意审核是否经过充分协商并达成一致意见。


形式审核主要包括：（1）文种是否正确。（2）排版和格式是否规范，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（3）附件的使用和标注是否正确。这方面，比较容易出现的一个问题是把方案、计划、总结等事务性文书直接作为“红头文件”印发。需要注意，只有法定文种才能作为“红头文件”。遇到上面这种情况，可以给事务性文书穿个“马夹”，以印发这个文书的通知为形式主件，文书本身作为实质主件。


内容审核主要包括：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（3）文字表述审核，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确。


上面这些“审核点”，主要出自《党政机关公文处理工作条例》，主要由办公室来审核把关。根据我的经验，作为领导干部，材料把关重在把“三关”：


一是政治关。重点看政治方向、政治立场是否正确，在重要概念、关键提法上是否与党中央保持高度一致，有没有违反政治纪律和政治规矩的地方。比如：看齐只能向党中央看齐，最好不要讲向省委、市委、县委看齐；本级本地的领导讲话不能冠以“重要讲话”，还达不到这样的“格”，这样说有“逾制”之嫌。


二是政策关。重点看有没有政策依据，政策衔接是否接得上，政策措施是否合理，可实现、可持续、可评价。


三是业务关。重点看讲的是不是内行话，是否符合工作规律，专业术语用得对不对。


无论谁来审核把关，都要注意：（1）坚持把高标准、严要求贯穿始终。（2）谁分管、谁负责，谁签字、谁负责。在我们单位，我力主建立和施行这样一种责任机制——业务处室起草的文稿特别是领导讲话稿，分管领导应承担主要的把关责任（主办处室的处长负责全面把关，办公室主要负责把程序关、格式关、文字关，分管领导负责把政治关、政策关、业务关）；分管领导签字以后，应径送主要领导，无需经过分管综合文稿的领导；主要领导认为需要大改或重写的，再转签给分管综合文稿的领导。一个材料，如果需要多位班子成员审签，走流程的时候，除了主要领导放在最后面，其他班子成员不能按排序由后往前逐一审签，而是首先要让分管领导审签，然后再同时分送其他班子成员或按排序倒签。这样做，能够有效压实业务处室和分管领导的责任。（3）重要文稿要集体把关。（4）对常见“错情”特别是“硬伤”“低级错误”要心中有数，引以为戒，举一反三。


那么，常见的“错情”有哪些呢？我概括为两个字：


一是“乱”。主要表现为机制紊乱、程序错乱、格式混乱，多数情况下是态度不认真，有章不依，也有的单位是制度不全不严不细，导致无章可依。


二是“错”。主要包括：（1）规制错。比如多头报文、越级行文、越权行文；定密不准确。（2）程序错。程序倒置或缺失；涉及多部门的事项，事前不协商，办文不会签。（3）文种错。比较容易出现的是“请示”与“申请”“报告”，“决定”与“决议”等文种混淆；文种不对应，“批复”应对“请示”，“复函”应对“函”（有的同志把“复函”与“函复”相混淆）；一个标题中出现多个文种，比如“关于……的请示报告”。还有一种情况，就是文种可选时未选择最佳文种，比如向先进典型学习，可以用“决定”，也可以发“通知”，具体用什么，既要看发文机关的层级，也要看这个典型是否重大。（4）内容错。比如，一文多事；在“报告”中夹带请示事项；观点不正确；概念、提法不准确；错别字。（5）格式错。比如，排版不规范；主从不分，附件未从主件中剥离出来；用印不规范，等等。


还有一种情况，就是“差”：质量差，针对性、实用性、操作性不强，这虽然算不上“错情”，但同样不能放过。


前不久，党中央就中央政治局民主生活会的情况印发了一则通报，其中有一句话，说的是“责字当头、实字落地、严字固本”。我想，只要我们念好这“三字经”，真正做到内化于心、外化于行，就一定能把好材料质量关、提高材料生产力。